Eingliederung des PMO
Das Projekt Management Office ist die zentrale Stelle im Unternehmen zur Steuerung des Projektmanagements und Pflege des Projektmanagementsystems. Das PMO unterstützt dabei alle Projekte im Betrieb (abteilungsübergreifend) und liefert Hilfsmittel, wie Projektassistenzen, Standards und Richtlinien an alle Projektmanager.
Die Einbindung des PMO erfolgt also gewöhnlich als Projektmanagement-Zentrale.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass das Projekt Management Office kein Synonym zur Projektassistenz darstellt. Eine Projektassistenz sollte jeweils nur einem bestimmten Projekt zugeordnet sein, das PMO dagegen dient allen Projekten abteilungsübergreifend.
6 Kernfunktionen des PMO
Das Projekt Management Office übernimmt gleich mehrere Funktionen in einem Unternehmen. Die sechs wichtigsten Aufgaben des PMO geben dazu einen Überblick.
1. Einheitliche Projektmanagement-Standards
Die zentrale Pflege des Projektmanagementsystems ist eine der Kernfunktionen eines PMO. Sämtlichen Projektteams werden einheitliche Vorgaben und Leitlinien zur Verfügung gestellt. Zusätzlich kann dies auch die fachliche Fortbildung der Projektmitarbeiter beinhalten (siehe Punkt 6) oder die Einführung einer Projektmanagement-Software. Damit gewährleistet das PMO, dass in allen Projektetappen und in allen Projekten im Unternehmen einheitlichen Methoden und Werkzeuge angewendet werden. Das PMO begleitet somit alle Projektleiter bei der operativen Arbeit. Konsistente PM-Standards, die sich auf gleichem Niveau durch alle Projekte eines Betriebs ziehen, sind der erste Schritt für ein professionelles Projektmanagement.
2. Strategisches Projektmanagement
Das Projekt Management Office spielt aufgrund seiner unternehmensübergreifenden Funktion auch eine wichtige Rolle im strategischen Projektmanagement. Zum einen führt es Projektauswahl- und Priorisierungsverfahren durch und zum anderen schafft es die Rahmenbedingungen für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagementsystems.
3. Operative Unterstützung
Im operativen Bereich liefert das PMO Projekt Services für die Projektmanager und Teams im Unternehmen. Die operative Unterstützung kann beispielsweise die Moderation von Workshops und Meetings, temporäres Projektcontrolling und die Sammlung oder die Dokumentation des Projektfortschritts für die Geschäftsleitung beinhalten. Zudem kann das PMO bei schlecht laufenden Projekten einspringen. Dies geschieht zum Beispiel um die Teamkommunikation oder Terminplanung zu optimieren.
Besonders in kleineren Unternehmen, in denen es keine Projektassistenzen gibt, übernimmt ein PMO diese operativen Funktionen.
4. Koordination von Projekten und Ressourcen
Zusätzlich übernimmt das PMO die übergeordnete Koordination zwischen den einzelnen Projekten und ihren Projektleitern. Dies beinhaltet u.a. die standardisierte Ressourcensteuerung bezüglich der Verfügbarkeit und Mitarbeit in Projekten.
5. Effektivitäts- und Effizienzsteigerung
Die Übernahme des zentralen Chancen- und Risiken-Management für alle Projekte im Unternehmen gewährleistet, dass das PMO zur Effektivitäts- und Effizienzsteigerung im Projektmanagement beiträgt. Darüber hinaus wird durch die Bereitstellung von konsistenten PM-Standards, Prozesse und Richtlinien (siehe Punkt 1) die Effizienz und Effektivität der Projekte ebenfalls erhöht.
6. Coaching & Training
Als wichtiger Baustein für Projektmanagement-Wissen dient das PMO auch der fachlichen Weiterbildung der Projektmitarbeiter. Unter anderem organisiert es Auftakt-Veranstaltungen für neue Projekte, sowie Projektmanagement und Softwareschulungen abhängig vom Schulungsbedarf in den einzelnen Projektteams.
Empfehlung zum Projekt Management Office
Die tatsächlichen Aufgaben des PMO sind in der Realität von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und von den jeweiligen Anforderungen im Betrieb abhängig. Jedoch lässt sich bereits erkennen, dass vor allem Interdisziplinarität bei der Zusammenstellung der Mitarbeiter im PMO eine große Rolle spielt.
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